Environ 20 % des employés américains ont utilisé OpenAI, l’outil de ChatGPT, pour le travail, en février, soit 8 % de plus que l’année dernière, selon le Pew Research Center. Les utilisations les plus courantes sont la recherche et le brainstorming, l'écriture de brouillons d’emails, et la création de visuels et de présentations, d’après un sondage d’Adobe.

Les gains de productivité tirés de l’IA atteindront une valeur de plusieurs milliers de milliards de dollars au cours de la prochaine décennie, selon des consultants. Beaucoup d’entreprises encouragent leurs employés à accepter et apprendre à se servir de ces nouveaux outils. Les secteurs qui en bénéficieront le plus sont la vente et le marketing, le service client, l’ingénierie logicielle et le développement de produit. Pour la plupart de ces travailleurs, ils aident à rendre le quotidien un peu moins ennuyant.

>>INSCRIVEZ-VOUS A LA NEWSLETTER GENERATION XO (c’est gratuit)

« Si vous comptez utiliser l’IA comme un outil de travail, vous devez réfléchir à toutes les façons dont elle peut changer votre propre calcul de productivité », estime Lareina Yee, une associée du cabinet de conseils McKinsey et la présidente de son conseil technologique.

Se servir de l’IA au travail peut vous amener à être licencié — ou vous apporter des problèmes. Aux Etats-Unis, un juge a sanctionné l’année dernière un avocat qui s'était appuyé sur de fausses affaires générées par ChatGPT. Certaines entreprises ont également restreint l’utilisation de l’IA.

D’autres entreprises et patrons poussent le personnel à en faire plus avec l’IA, mais vous devrez suivre des lignes directrices. Règle n° 1 : n’introduisez pas de données de l’entreprise dans un outil sans autorisation. Règle n° 2 : n’utilisez l’IA que pour effectuer des tâches que vous pouvez facilement vérifier, et assurez-vous de contrôler son travail.

Il est facile de jouer avec ChatGPT. D’abord parce que la version 3.5 est gratuite — même si ChatGPT Plus qui inclut la version 4 et coûte environ 20 dollars par mois permet d’obtenir de meilleurs résultats. Votre entreprise paye peut-être déjà pour des outils d’intelligence artificielle provenant de Google ou Microsoft, alors vous pouvez commencer là.

Que vous soyez indépendant ou travailliez dans une entreprise du CAC40, l’IA peut vous aider dans quatre domaines. Nous avons collecté les meilleures requêtes à lui adresser au début de l'échange (appelées des prompts) et les meilleures astuces à essayer pour chaque catégorie. (Dans ce guide, nous avons évité les scénarios où l’IA vous donne des conseils ou crée ses propres informations.)

Pour vos emails

 

• La meilleure astuce : Permet de faire un résumé de longues conservations
• A faire : Retoucher les brouillons pour que vos emails paraissent plus naturels
• A ne pas faire : Utiliser des requêtes vagues qui ne vous amèneront nulle part — et ne pas trop se servir des outils de relecture

Les emails sont ennuyants, mais ils ne sont pas prêts de disparaître. l’IA peut vous aider à répondre plus facilement à vos messages.

En utilisant la version gratuite de Copilot (Microsoft) ou les chatbots de Gemini (Google), demandez à l’outil d'écrire des mots d’encouragement, votre demande de congés ou n’importe quel autre email. En quelques secondes, vous aurez un brouillon, fade certes mais modifiable. Selon nos tests, ChatGPT Plus est le plus impressionnant. Sa version gratuite fonctionne bien, mais est moins détaillée.

>>INSCRIVEZ-VOUS A LA NEWSLETTER GENERATION XO (c’est gratuit)

Pour ajouter l’IA à votre boîte mail, vous ou votre employeur doit payer. Pour environ 20 euros par mois, Copilot Pro permet aux utilisateurs d’Outlook de préparer, relire et répondre à des emails, ainsi que de faire des résumés de longues conversations. Si votre entreprise paye déjà la version professionnelle de Microsoft, Copilot peut trier vos documents dans le cloud d’entreprise.

L’abonnement premium de Google One, qui coûte presque 22 mois, permet d’intégrer Gemini à votre compte Gmail. La fonctionnalité qui permet de résumer les conversations devrait bientôt arriver, mais pour l’instant, «Aidez-moi à écrire» vous permet de préparer et affiner vos emails. Les résultats étaient meilleurs avec le chatbot de Gemini hors boîte mail.

Pour 30 dollars par mois, ou 144 dollars par an, le service d’IA de Grammarly peut apparaître dans presque toutes vos fenêtres de texte, sur Mac ou Windows. Vous pouvez écrire des requêtes, personnalisez votre voix et ajustez les paramètres quand vous le voulez.

Exemple de requête : Ecris un email à mon collaborateur, Steve, pour lui demander de trouver un moment dans mon emploi du temps afin de discuter des dossiers sur lequel il devra travailler en mon absence. Ecris-le d’une manière agréable, mais également directe, et assure-toi qu’il ne soit pas long, pas plus de deux paragraphes.

 

Pour vos présentations

 

• La meilleure astuce : Transformer ses notes en PowerPoint grâce à Copilot avec Microsoft 365.
• A faire : Inclure suffisamment d'éléments dans vos diapositives Powerpoint pour obtenir des options de mise en page amusantes et uniques.
• A ne pas faire : Être découragé par les mauvaises imagines de PowerPoint — l’applique Designer de Microsoft est bien meilleure.

Copilot pro aide les utilisateurs à générer, organiser et comprendre les présentations PowerPoint. Si seulement les utilisateurs professionnels peuvent lui transmettre des fichiers pour créer des présentations plus riches à la volée, les particuliers peuvent toujours demander au robot d’ajouter des images aux diapositives.

Un seul défaut : Vous devez ajouter les images une par une, et vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous utilisez Designer de Microsoft pour générer des illustrations et ensuite les transférer à PowerPoint.

Designer offre des mises en page uniques en fonction des informations fournies dans votre présentation. Si vous avez une liste de dates par exemple dans une diapositive, l’outil peut vous suggérer une frise chronologique avec ces dates déjà intégrées.

Les comptes personnels qui peuvent déjà pour Google Gemini peuvent demander au robot de générer des fonds et des images uniques avec l’application de Google Slides. (Vous ne pouvez en revanche pas lui demander de générer des illustrations de personnes car Google a désactivé cette fonctionnalité en raison des polémiques causées par sa représentation de certaines ethnies.) Les utilisateurs de Gemini pourront bientôt l’utiliser dans le Google Workspace pour lui demander de créer des diapositives en s’appuyant sur du contenu venant de Gmail ou Drive, selon une porte-parole du géant américain.

>>INSCRIVEZ-VOUS A LA NEWSLETTER GENERATION XO (c’est gratuit)

ChatGPT ne peut pas créer des présentations en entier, mais il peut vous proposer du texte selon vos requêtes. Sa version Pro peut également générer des contenus de diapositives à partir de documents téléchargés. Nous lui avons demandé de transformer un fichier PDF de 25 pages en sept diapositives, et il a écrit du texte pour chacune et a proposé deux titres et une liste des principaux éléments.

Exemple de requête : Génère une image en aquarelle d’un robot rose qui danse sous la pluie.

Pour faire des résumés

 

• La meilleure astuce : Obtenir les points principaux d’une vidéo Youtube sans avoir à la regarder.
• A faire : Demander aux chatbots d’expliquer de manière simple des sujets ou des recherches complexes.
• A ne pas faire : Surcharger le robot avec des vidéos longues ou des fichiers lourds.

Seuls les abonnés à ChatGPT Plus peuvent transmettre des documents. D’autres outils d’IA comme Perplexity ou Claude d’Anthropic vous permettent de le faire gratuitement, mais seulement pour quelques fichiers de taille limitée. En activant l’extension de Workspace dans le chat de Gemini, vous pouvez demander au robot de se référer à des emails ou des fichiers dans Google Docs ou Drive, et d’en faire un résumé. (Attention, il a fait quelques erreurs dans notre test, en se trompant de noms de personnes par exemple.)

Copilot, Gemini et d’autres robots peuvent également résumer et fournir des chapitres et des transcriptions de vidéos. Les utilisateurs de Gemini doivent activer leur extension Youtube dans les paramètres. Dans le navigateur de Microsoft Edge, Copilot peut répondre à des questions dans des fenêtres Youtube ou Vimeo.

Le résumé de vidéos peut s’avérer difficile, en particulier lorsqu’elles durent plus de 30 minutes.

Exemple de requête : Fais une liste des cinq points principaux évoqués dans la vidéo.

Pour vos réunions

 

• La meilleure astuce : Envoyer un robot à votre place lors d’une réunion.
• A faire : Vérifier les notes du robot et l’interroger sur les réunions précédentes.
• A ne pas faire : Utiliser des services de supervision extérieurs dans la permission de l’entreprise.

OtterPilot d’Otter.ai peut rejoindre des réunions Zoom ou Google Meet et prendre des notes pour vous si vous ne pouvez pas y assister. L’IA génère une transcription et des notes, y compris un résumé bref, un plan et une liste de choses à faire. Sa fonction chat vous permet de rattraper ce que vous avez raté si vous avez rejoint la réunion en retard, et peut également vous fournir les notes de réunions passées. La version gratuite ne vous offre que 300 minutes de transcription et 20 requêtes de chat par mois. La version premium coûte au minimum 17 dollars par mois, ou 110 dollars par an.

Nous avons essayé la version payante et Otter ne savait pas toujours qui était en train de parler. Il oubliait également certains noms ou se trompaient de personnes. Vous pouvez passer en revue les transcriptions pour vérifier.

Zoom a désormais un compagnon d’IA pour ses utilisateurs payants. Il permet de résumer les réunions et les longues discussions dans le chat, de passer en revue des idées et classer les points forts de la réunion par thème. Seul l’hôte peut autoriser les résumés de l’IA, donc si vous n’organisez pas la réunion, vous devrez lui demander de le faire.

Pour les utilisateurs professionnels de Microsoft, Copilot est inclus dans Teams et peut prendre des notes, résumer les conversations et répondre à des questions. Les comptes Gemini pour Google Workspace dotés du module complémentaire Gemini Enterprise ou AI Meetings and Messaging peuvent également prendre des notes et les résumer pendant et après les réunions.

Si vos collègues remarquent que vous avez envoyé un robot à votre place à la réunion, votre meilleure façon de leur répondre peut très bien être : « Bienvenue dans le futur. »

Traduit à partir de la version originale en anglais par Lola Ovarlez